하루는 작업 시작 30분 전에 결정됩니다.

회의는 45분 이내에 종료되어야만 합니다.

하루를 계획할 때 회의에 주의를 기울이시길 바랍니다. 회의는 결론이 없거나 의제가 빗나가기 때문에 길어질 수 있습니다. 10명의 참석자가 있는 1시간 회의는 600분의 귀중한 시간을 낭비하는 것입니다. 이것저것을 막론하고 생산적인 회의를 해야 합니다. 그래서 제가 추천하는 회의 규칙은 시작 시간과 종료 시간을 지키는 것입니다. 개장 시간에도 참석자가 거의 모이지 않는 경우가 있습니다. 제시간에 시작하고 절대 타협하지 않는 습관을 들이시길 바랍니다. 종료 시간도 결론에 도달해야 하는 시간에 따라 결정되며 정시에 완료하는 것이 원칙입니다. 종료 시간을 설정하면 촘촘한 토론이 가능합니다. 예를 들어, 결론이 나지 않더라도 다른 날 다시 논의하기로 결정하고 한 번 끝내는 것이 중요합니다. 사람의 집중력 한계는 45분 내외라고 하니 가급적이면 45분 안에 마칠 수 있도록 모임을 정하는 것이 좋다. 따라서 기본적으로 하나의 회의, 하나의 의제가 원칙입니다. 아무리 많아도 3개까지가 한계입니다.

회의는 오전에 하는 것이 가장 좋습니다.

회의의 생산성을 높이려면 목적을 명확히 하는 것도 중요합니다. 의제가 모호하면 토론이 무산됩니다. 예를 들어 마케팅 전략이 아니라 트위터를 활용한 입소문 전략이라면 회의의 요점이 흐려지지 않을 것이다. 그리고 최근에는 이른 아침에 회의를 하는 회사들이 많아지고 있는데, 가능하면 오전에 회의를 하는 것이 좋다고 생각합니다. 아침에 두뇌가 잘 작동하고 아이디어가 떠오르며 회의에서 결정한 사람이 대낮에 행동으로 옮길 수 있기 때문입니다.

 

모든 연락을 끊습니다.

아침 일찍 출근하면 전화도 없고 회의도 하지 않아 업무에 집중할 수 있다. 아무도 방해받지 않는 직장에서의 시간은 매우 귀중한 시간입니다. 매일 아침 출근할 때 누군가 방해하지 않고 일부러 15분, 가급적이면 30분을 따로 떼어놓는 습관을 들이고 있습니다. 그러려면 휴대폰도 끄고 모든 연락을 끊는다. 사람들과 만나거나 협상하지 않습니다. 아침에 휴대전화를 거의 사용하지 않는 사람도 있을 수 있지만 모두 차단할 의사가 있는지 확인하려면 전원을 끄는 것이 좋습니다. 이와 같이 모든 접촉을 차단하는 구조를 시간 잠금이라고 합니다.

 

아침에는 냉철한 판단이 가능합니다.

내가 타임 락을 걸고 있는 시간은 나 혼자만의 시간이다. 나는 사업 판단을 내리고 사업 전략을 생각해 업무 구성을 만든다. 직장에서 나는 매우 중요하고 숙고해야 할 일을 합니다. 중요한 것은 시간 잠금이 아침에 이루어져야 한다는 것입니다. 밤에 하는 것은 의미가 없습니다. 아침은 머리를 재충전하고 냉철한 결정을 내리는 귀중한 시간이기 때문입니다. 아침 시간을 낭비하지 않기 위해서는 외부 소음을 차단하고 집중하는 것입니다. 일찍 일어나서 아침 일찍 출근하는 습관을 들이면 전화도 없고 대화할 사람도 줄어들 것입니다. 하지만 사무실에 혼자 있을 수 없다면 회의실이나 흡연실을 이용할 수 있습니다. 두뇌 집약적인 작업이나 계획이 필요한 작업 등 중요한 작업은 타임 락 타임에 정리하는 것이 좋습니다.

 

퇴근 전 시간도둑 없는 골든아워

일을 하다 보면 갑자기 전화나 메일이 오거나, 동료나 상사가 말을 걸어오는 경우가 많습니다. 물론 회의와 상담도 있다. 물론 업무상 꼭 필요한데 약속 없이 잡담을 하러 오거나 갑자기 찾아오는 사람들도 있다. 나는 이 사람을 시간 도둑이라고 부른다. 이러한 시간 도둑들로부터 자신을 보호할 수 있는 가장 좋은 시간은 출근 전 아침입니다. 근무시간보다 일찍 출근하면 과제를 하나씩 해결할 수 있으므로 근무시간 전 시간이 업무의 골든타임입니다.

시간 도둑은 자신 안에 숨어 있습니다.

시간 도둑이 침입하는 것은 외부에서만이 아닙니다. 내부의 시간 도둑은 몇 배나 더 짜증 납니다. 사람들은 우선순위가 높은 중요한 작업보다 우선순위가 낮은 간단한 작업을 수행하는 경향이 있습니다. 중요한 일일수록 힘들고, 힘들고, 시간이 많이 걸리기 때문에 미루고 좋아하는 일, 편한 일, 순조롭게 할 수 있는 일을 하게 됩니다. 나는 이것을 호락원의 일이라고 부르며, 이것들은 하루 중 아무 때나 할 수 있는 일들입니다.